Être responsable d’un entrepôt est un jeu d’équilibre, qui nécessite de prendre les bonnes décisions tout en faisant face ce que nous apporte notre journée. Vous devez maintenir une efficacité optimale, effectuer des commandes, respecter des délais et les budgets, tout en veillant à la sécurité de vos travailleurs. Comment, donc, prenez-vous des décisions objectives et éclairées ? Voilà comment les indicateurs de performance clés (KPIs en anglais) peuvent être un outil précieux pour les gestionnaires et les exploitants d’entrepôts.
Commençons par examiner ce que sont un indicateur de performance clé (KPI) et l’analyse comparative (benchmarking), ainsi que les façons dont ils peuvent être utiles pour vous en entrepôt. En termes simples, tous deux nous permettent d’évaluer notre progrès ou notre succès dans la réalisation d’objectifs spécifiques.
| KPIs | Pour mesurer le progrès ou la performance et comprendre où nous sommes situés par rapport aux objectifs fixés. |
| Benchmarking | Pour comparer nos performances avec celles des autres - utile pour définir nos objectifs ou des cibles. |
Les indicateurs de performance ou KPIs sont des mesures de performance qui aident les dirigeants et les gestionnaires à évaluer l’efficacité d’une équipe, d’un projet ou même d’une entreprise. C’est une façon de mesurer les objectifs dans le cadre d’une stratégie plus large ou pour aligner tout le monde sur un objectif, mais ce n’est pas l’objectif en soi. Les indicateurs de performance peuvent se concentrer sur des activités plus larges ou être très ciblés sur des métriques ou des processus bien spécifiques.
L’analyse comparative ou benchmarking est surtout utilisée pour mesurer les performances d’une entreprise et elle consiste à comparer les pratiques de l’entreprise avec les meilleures pratiques de son secteur ou d’autres entreprises comme des compétiteurs, par exemple. C’est un moyen pour les entreprises d’améliorer leurs pratiques existantes, de bâtir leurs stratégies et ainsi mieux planifier pour l’avenir.
En d’autres termes, les indicateurs de performance peuvent vous aider, le responsable d’entrepôt à mesurer vos performances et prendre des décisions objectives, tandis que l’analyse comparative pourra vous aider à identifier des opportunités d’amélioration en se comparant à d’autres.
Si vous vous demandez où trouver des informations sur les indicateurs liés au monde de l’entreposage ou à l’industrie de la manutention, continuez cette lecture. WERC, le Warehousing Education and Research Council, mène annuellement une étude pour identifier de nombreux indicateurs clés que les professionnels en entrepôt utilisent pour évaluer leurs performances, de la préparation des commandes au bon usage de leur espace de stockage. Ce rapport est le résultat d’une grande enquête auprès de leurs membres et il est aussi basé sur des informations recueillies auprès des lecteurs du magazine DC Velocity, une publication destinée aux gestionnaires en logistique et en approvisionnement.
Pour préparer votre propre analyse comparative et trouver des données couramment mesurées dans l’industrie, cette ressource payante (en anglais) est aussi très pratique.
Selon l’édition 2016 du rapport de WERC, les cinq indicateurs les plus importants pour les répondants sont:
On-Time Shipments (DOT) - Ponctualité des commandes livrées
Average Warehouse Capacity Used - Taux de remplissage moyen
Order Picking Accuracy - Précision de la préparation des commandes
Dock-To-Dock Cycle Time in Hours - Cycle de temps – d’un quai à un autre – horaire
Internal Order Cycle Time in Hours - Niveau de service – horaire
Trois des dix principaux indicateurs du rapport WERC1 se rapportent aux employés: ex. employés contractuels par rapport à l’effectif total, % d’heures supplémentaires par rapport aux heures totales et l’effectif à temps partiel par rapport à l’effectif total.
Comme chaque entrepôt a ses défis, les experts recommandent de définir un ensemble d’indicateurs de performance propre à vous.
Par contre, il est bon d’examiner les critères qui se mesurent dans votre domaine, avec l’intention d’améliorer les vôtres, et non pour faire pareil. Choisissez ceux qui comptent pour vous ou votre organisation plutôt que d’utiliser une liste qui fonctionne pour quelqu’un d’autre. Par exemple, vous pouvez cibler une zone spécifique de votre entrepôt ou de votre production et définir vos indicateurs de performance autour de ça. Lorsque cet aspect est amélioré, vous pouvez passer à un autre. Lors de la création ou de la sélection de vos indicateurs de performance, outre le choix des objectifs pertinents pour vous, il est judicieux d’aligner vos KPIs avec les indicateurs ou les objectifs de votre organisation.
Comme point de départ, voici quelques exemples de KPI utilisé en entrepôt pour vous aider à définir les vôtres :
Les indicateurs liés à la sécurité ne concernent pas seulement les accidents. Certains exemples se mesurent en temps perdu par incidents signalés, en taux de blessures, ou en bris d’équipement. Il peut également s’agir du pourcentage d’inspections complétées, du pourcentage de composants endommagés dans les racks ou de la formation de vos employés (% requis par rapport aux % achevés). C’est un domaine dans lequel la plateforme de Damotech et son tableau de bord des inspections vous seront utiles.
On mesure ici le roulement des stocks ou le coût de stockage de la marchandise. Les stocks qui stagnent dans votre entrepôt occupent de l’espace précieux et réduisent l’efficacité de votre entrepôt. Par exemple, vous pouvez mesurer la productivité du stockage en effectuant un suivi du volume d’inventaire par pied carré d’entrepôt.
Les indicateurs de performance entourant la préparation et l’expédition des commandes sont importants pour les centres de distribution, car la satisfaction client peut en dépendre. Des exemples sont les coûts de main-d’œuvre, taux horaire des commandes, le coût par article, ou la mesure de l’exactitude et de la rapidité d’expédition des commandes. Vous pourriez également mesurer l’efficacité de votre équipement.
Vous pouvez vous concentrer sur votre zone d’expédition ou de réception, ainsi que sur les employés de ce service, en suivant le nombre total d’articles expédiés par rapport à vos prévisions, les livraisons effectuées à temps, le cycle d’une commande ou son délai de livraison, la précision des commandes, le taux de commande ou taux de rendement.
On peut mesurer la satisfaction des travailleurs, de nos partenaires, fournisseurs ou clients.
Mesurer le bien-être des employés, le taux et le type de blessures, les heures supplémentaires effectuées, l’effectif à temps partiel par rapport à l’effectif total, l’absentéisme, le taux de roulement annuel des employés ou les coûts de la main-d’œuvre.
Toutes sortes d’indicateurs de performance sont utilisés en lien avec la performance de la main-d’œuvre, le coût de stockage, l’espace de stockage disponible ou des actifs tels que l’équipement, les systèmes de stockage, les appareils de levage ou les véhicules. Vous pouvez également mesurer votre usage de produits consommables, tels que les fournitures d’emballage ou la consommation d’énergie par exemple.
Temps
Évaluez la durée du cycle d’une commande, le temps d’exécution par commande, les délais d’expédition ou l’identification des heures de pointe ou des périodes saisonnières.
Un mot sur le développement durable et la responsabilité sociale en entrepôt: les chaînes d’approvisionnement ont évolué et s’orientent dorénavant vers une approche plus durable et écologique à l’entreposage et la distribution. Certaines entreprises ont véritablement commencé à mettre en place des pratiques plus écologique et faire des démarches concrètes pour réduire leur empreinte carbone. Cependant, des indicateurs de durabilité uniformes commencent tout juste à être exigés. Les objectifs associés à la consommation d’énergie, d’eau ou d’emballage sont des exemples d’indicateurs à mesurer. La réduction des déchets2, l’efficacité énergétique3, l’empreinte écologique ou le recyclage des matières sont également des secteurs autour desquels vos indicateurs peuvent être définis.
Voici quelques étapes pour concevoir vos propres indicateurs de performance:
L’important, c'est de choisir ceux qui sont intéressants, pour vous et votre organisation, au lieu d’utiliser une liste susceptible de convenir à quelqu’un d’autre. Par exemple, vous pouvez cibler une zone précise de votre entrepôt ou de votre production et définir vos KPI autour de celle-ci. Vous pouvez également suivre davantage d’indicateurs de performance de plus « haut niveau » pour vous aider à découvrir les faiblesses ou les parties de vos opérations qui pourraient bénéficier d’une amélioration. En vous concentrant sur un ensemble d’indicateurs restreint, mais essentiel, vous apporterez plus de valeur à vos recherches et vous vous faciliterez aussi la tâche.
Établissez des objectifs pour chaque indicateur de performance et définissez clairement le résultat souhaité. Déterminez pourquoi vous les mesurez et quels sont les objectifs. Les KPI sont stratégiques. Concentrez vos efforts sur l’essentiel et le mesurable. Par exemple, faites-vous cet exercice pour économiser de l’argent, créer un environnement plus sécuritaire ou pour réduire les délais de production? Avez-vous des doutes à propos de quelque chose que vous souhaitez vérifier pour voir si ce sentiment est avéré ? Peut-être avez-vous acheté de l’équipement, et souhaitez mesurer son retour sur investissement? Quelle que soit la raison, assurez-vous de surveiller ce qui vous sera utile.
Définissez ce que "succès" signifie pour chaque indicateur, soit en vous référant aux meilleures pratiques du secteur, soit en définissant vos propres objectifs. La prochaine fois que vous assisterez à un événement ou une conférence en lien avec votre industrie, pourquoi ne pas demander à vos pairs ce qu’ils mesurent dans leur entrepôt ? Soyez précis dans la définition de vos résultats souhaités et sachez qu’un KPI n’est pas un objectif en soi, mais un indice4.
Préparez un tableau des KPIs à suivre et des résultats souhaités. Une brève phrase pour chaque objectif suffit. Lors de l’extraction des données, les résultats peuvent varier d’une entreprise à l’autre en raison de la diversité des outils utilisés. Vos outils influenceront certainement votre façon de mesurer. Par exemple, si vous utilisez un système de gestion d’entrepôt (WMS), certaines données peuvent déjà être disponibles ou intégrées dans votre logiciel. Si vous utilisez un système manuel, vous aurez un meilleur contrôle sur les métriques spécifiques que vous souhaitez suivre, mais cela signifiera plus de travail au niveau de l’entrepôt pour saisir les données. La technologie automatisée devrait faciliter la collecte de données et le suivi de vos indicateurs de performance. Par exemple, si vous automatisez la gestion des stocks, vous conserverez des stocks plus précis.
Assurez-vous que vos objectifs et vos indicateurs de performance sont définis dans le temps. Examinez régulièrement vos indicateurs de performance et vos objectifs et ajustez-les si nécessaire.
Une bonne cueillette de données est essentielle pour un suivi juste des opérations de votre entrepôt. La mise en œuvre de technologie dans celui-ci facilitera grandement le travail. Le WMS (Warehouse Management System) ou logiciel de gestion d’entrepôt, permet de gérer les flux logistiques, de fiabiliser les données, et d’optimiser les performances dans son entrepôt. Lorsqu’un tel système est utilisé et combiné avec de la capture et de l’automatisation de données (codes à barres et numérisation, technologie vocale, appareils mobiles et informatiques, (RFID) identification par radiofréquence), de l’information précise est alors à votre disposition pour mener toutes sortes d’évaluations. Les systèmes ERP (Entreprise Ressource Planning) apportent eux aussi une grande valeur en conservant et consolidant toutes les données de votre entreprise à un seul endroit.
Transformez vos feuilles de calcul en superbes diagrammes. Lorsque vous aurez terminé votre suivi, un outil de visualisation facilitera la communication des résultats à votre équipe ou comité de direction. La visualisation des données peut changer non seulement la manière dont nous examinons les données, mais aussi la rapidité et l’efficacité avec laquelle nous prenons des décisions éclairées. Voici trois outils en ligne gratuits pour convertir vos données en jolis graphiques colorés : Tableau Public, Datawrapper ou Infogram.
Le suivi des données et l’utilisation d’indicateurs de performance peuvent s’avérer précieux dans la prise de décision et seront de bons facteurs de changement pour votre organisation. Ils peuvent vous aider à être plus transparent avec vos employés, à aligner votre équipe sur vos objectifs et à mieux leur communiquer s’ils réussissent (ou non) leur travail. Enfin, mieux vaut commencer avec moins d’indicateurs. Même de petits changements peuvent générer de grosses économies qui auront une incidence sur vos résultats. Espérons que les suggestions ci-dessus pourront vous aider à définir des indicateurs essentiels à votre entreprise afin de prendre des décisions plus éclairées et plus objectives. Et, lorsque vous atteindrez les objectifs importants, n’oubliez pas de les communiquer et de les célébrer!
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Références
(1) Tillman, J., Manrodt, K., and Williams, D. (2018), WERC DC Measures: 2016 Trends and Challenges, Warehousing Education and Research Council, USA
(2) Bouchery, Y., Ghaffari, A., Jemai, Z. (2010) Key Performance Indicators for Sustainable Distribution Supply Chains: Set Building Methodology and Application, Laboratoire Génie Industriel, Ecole Centrale Paris.
(3) May G., Taisch M., Prabhu V.V., Barletta I. (2013) Energy Related Key Performance Indicators – State of the Art, Gaps and Industrial Needs. In: Prabhu V., Taisch M., Kiritsis D. (eds) Advances in Production Management Systems. Sustainable Production and Service Supply Chains. APMS 2013. IFIP Advances in Information and Communication Technology, vol 414. Springer, Berlin, Heidelberg
(4) Marr, Bernard. “What Is a KPI?”, 12 Aug. 2019, www.bernardmarr.com.